Nous sommes spécialisés dans l'organisation de Hackathons qui visent à catalyser le potentiel de votre entreprise pour résoudre des défis complexes et générer des idées disruptives. En tant que centre de formation certifié et agence innovante, nous disposons de l'expertise nécessaire pour créer des événements sur mesure qui inspirent, motivent et produisent des résultats tangibles.
Organiser un Hackathon
Les possibilités offertes par un Hackathon sont infinies. Il contribue à favoriser la créativité et l'innovation d'une manière que vous ne trouverez pas dans l’organisation classique d’un projet. Un Hackathon est également un fantastique exercice de consolidation d'équipe et de développement de ses compétences. Il ne reste donc plus qu'à se demander comment organiser et animer un Hackathon ? Ce guide propose des conseils sur le pourquoi et le comment d'un Hackathon réussi. Il s'adresse aussi bien aux organisateurs novices qu’aux organisateurs aguerris.
Qu'est-ce qu'un Hackathon ?
Avant de fixer la date de votre premier Hackathon, vous devez comprendre en quoi consistent ces événements. En gros, un Hackathon est un événement, qui dure généralement plusieurs jours, au cours duquel des magiciens de la technologie (programmeurs, concepteurs, etc.) se réunissent. Ils forment des équipes et travaillent ensemble autour d'une idée ou d'un problème spécifique, plus précisément, ils collaborent à un projet de logiciel ou de service innovant. Ils partent de zéro pour trouver de nouvelles solutions. Si vous avez des doutes quant à l'efficacité des hackathons, sachez que GroupMe, le bouton "Like" et le chat de Facebook ont tous vu le jour grâce aux hackathons.
Les hackathons sont un excellent moyen pour votre équipe d'apprendre et de se développer en dehors de ses engagements professionnels habituels ou de ses attributions de projet. Ils peuvent travailler sur ce qui les intéresse avec de toutes nouvelles technologies ou dans un domaine qui ne leur est pas familier. Ils ont l'occasion d'élaborer de nouvelles preuves de concept passionnantes qui ont le potentiel de changer le monde.
Parmi les produits qui ont commencé leur vie en tant que preuve de concept créés lors d'un hackathon, citons l'application de messagerie GroupMe, que Skype a rachetée pour 80 millions de dollars en 2011. Mais les produits les plus réussis des hackathons proviennent d'entreprises comme Facebook, qui organise généralement des hackathons toutes les six semaines. La Timeline de Facebook, le bouton "Like" et bien d'autres choses encore ont vu le jour lors d'un hackathon.
Les avantages des hackathons
1. L’Innovation
Avant tout, un hackathon offrira à votre entreprise une formidable occasion d'innover. Et rapidement.
La nature même du processus du hackathon stimule la créativité, et chaque membre de l'équipe impliquée a toute latitude pour créer et s'exprimer. La prise de risque n'est peut-être pas encouragée au quotidien dans la plupart des structures d'entreprise, mais l'environnement décontracté d'un hackathon permet de sortir temporairement de la norme.
Ce n'est pas seulement l'environnement décontracté qui se prête à l'innovation pendant un hackathon, la sensibilité au temps oblige à distiller les idées visionnaires et à les développer en quelque chose de tangible. Que le hackathon se déroule en 24 heures ou en 2 semaines, le fait de disposer d'un temps déterminé pour mener à bien le projet produit des résultats. Mais il s'agit d'un type de pression différent de celui auquel les employés sont généralement soumis, et un hackathon aide à desserrer les chaînes de la bureaucratie d'entreprise.
Il n'y a pas de meilleur exemple d'innovation tangible résultant des hackathons que celui de Facebook. Faisant historiquement partie de la culture du géant de la technologie, ses hackathons réguliers produisent des résultats étonnants, notamment le bouton "J'aime", désormais courant.
2. Amélioration du flux de travail
Un flux de travail "perturbateur" peut en fait améliorer l'éthique de travail des employés. Il y a certainement quelque chose à dire sur le fait d'inspirer les gens vers un objectif spécifique ou de leur présenter un défi pour qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes.
3. Compréhension de la technologie
Entreprendre un hackathon permet à votre entreprise de rester pertinente et au courant des dernières innovations technologiques, ce qui est évidemment bénéfique pour les employés mais génère également une bonne image pour votre entreprise. Même si votre entreprise n'est pas ouvertement technique, il est important d'avoir une bonne compréhension de la technologie, surtout avec des avancées telles que la 5G.
La création d'un pont avec la communauté des développeurs est un autre avantage supplémentaire de l'organisation d'un hackathon. Ce rapport est potentiellement inestimable pour les projets ultérieurs qui nécessitent un travail de développement, mais il expose également vos employés moins techniques à des pratiques qu'ils n'auraient peut-être jamais connues auparavant.
4. Relations publiques positives
L'un des avantages les plus sous-estimés d'un hackathon d'entreprise est sans doute l'opportunité de relations publiques positives. Il ne fait aucun doute que l'organisation d'un hackathon améliorera la perception de votre entreprise par le public : elle sera considérée comme progressiste, innovante et à l'aise avec le numérique. Par opposition à une entreprise déconnectée de la réalité. Le hackathon fournira du matériel marketing prêt à l'emploi, parfait pour votre blog et vos canaux de médias sociaux. Mais il ne s'agit pas seulement de votre secteur d'activité. Il y a une grande opportunité de sensibiliser et d'augmenter l'exposition dans le monde de la technologie.
5. La cohésion d'équipe
Les exercices de cohésion d'équipe sont monnaie courante dans la plupart des entreprises, alors pourquoi ne pas les proposer dans le cadre d'un hackathon ? Le processus réunira des membres du personnel qui ne se connaissent pas forcément, et la nature même d'un hackathon favorise la collaboration et le travail d'équipe.
De plus, la diversité des participants garantit des perspectives différentes, ce qui constitue souvent l'ingrédient clé d'un hackathon réussi.
6. Fidélisation et recrutement des employés
Un autre avantage considérable. L'organisation de votre hackathon peut contribuer à retenir les talents, mais aussi à les attirer. Les membres actuels de votre équipe se sentiront responsabilisés par l'auto-développement, ce qui les incitera à rester et à chercher à s'améliorer dans leur rôle et au-delà. Le hackathon contribuera également à attirer de nouveaux talents, les meilleurs concepteurs et développeurs veulent travailler pour des entreprises qui les laissent exprimer leur créativité et réaliser des choses cool.
De plus en plus d'entreprises découvrent les avantages que peut apporter l'investissement dans un hackathon. À une époque où l'innovation technique est primordiale pour que les entreprises restent performantes, c'est le moyen idéal de garder une longueur d'avance. Donner du pouvoir à votre personnel et le rassembler pour atteindre un objectif présente des avantages évidents.
Comment choisir un projet
Si vous êtes une entreprise, votre secteur connaît peut-être des changements que vous devrez aborder dans un avenir proche. L'organisation d'un hackathon interne est l'occasion idéale de faire face à ces changements et défis.
Peut-être votre situation n'est-elle pas aussi urgente, mais vous avez des idées pour votre entreprise pour lesquelles vous pensiez ne jamais avoir le temps. Pourquoi ne pas profiter de cette occasion pour innover et découvrir, et consacrer du temps au développement de ces idées avant qu'elles ne tombent à l'eau ?
Mais plus généralement, vous pouvez prendre en compte les facteurs suivants lors de la sélection d'un projet pour votre événement :
- Essayez de le rendre aussi multidisciplinaire et inclusif pour toute l'équipe que possible. Quelque chose qui nécessite la contribution de chacun et qui devrait les garder occupés et stimulés tout au long du projet. Ce n'est pas une tâche facile !
- Pouvez-vous résoudre un problème pour un client existant ou un client avec lequel vous aimeriez travailler ? Le fait de travailler sur un "vrai" projet vous aidera à identifier les besoins et vous permettra de connaître les utilisateurs réels plutôt que les utilisateurs imaginaires. De plus, il est probable que votre client vous en sera très reconnaissant !
- Vous aimeriez peut-être aider une association caritative ? Vous ne pourrez probablement pas résoudre le problème de la faim dans le monde, mais il peut être intéressant de parler à une organisation caritative locale pour voir si vous pouvez identifier un projet approprié pour votre équipe. Peut-être une application pour les bénévoles ou un système qui automatise les processus pour faire gagner du temps aux administrateurs ?
- Il se peut qu'un membre de votre équipe ait un œil sur une nouvelle technologie ou une bibliothèque de logiciels qu'il a hâte d'essayer. Discuter de ses capacités ou de son potentiel futur pourrait faire émerger une possibilité pour le hackathon.
Où devez-vous organiser l'événement ?
Il est essentiel de disposer d'un lieu approprié pour organiser un hackathon réussi. Idéalement, l'endroit que vous choisissez doit disposer d'un grand espace ouvert où tous les participants peuvent se rassembler pour la cérémonie de lancement au début de l'événement et pour la remise des prix à la fin. Il devrait également y avoir des salles de réunion où les équipes peuvent s’isoler.
Tenez compte de la provenance de vos participants et de la situation du stationnement autour du lieu que vous avez choisi. Vous ne voulez pas que les désagréments empêchent les gens de profiter de votre hackathon.
De préférence hors du studio/bureau. Un endroit différent, où les gens ne peuvent pas facilement tomber dans la routine familière.
Vous pouvez à titre d’exemple louer des maisons de vacances, hors saison. Travailler sur une table de cuisine ou un canapé dans la véranda pendant quelques jours pourrait être une bonne idée.
Une semaine loin de chez soi peut poser des problèmes au personnel, surtout s'il n'est pas habitué à être séparé de sa famille pendant si longtemps. Vous devrez en discuter à l'avance avec votre équipe pour voir s'il existe une solution de rechange.
Il existe également de nombreuses possibilités de changer d'air dans un environnement plus structuré, si vous le préférez. Les espaces de coworking se multiplient et offrent généralement des zones de travail propices à une approche collaborative. Il est également intéressant de rechercher des espaces généraux à louer, offrant un cadre enviable pour les événements d'entreprise.
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, essayez de changer l'environnement de votre bureau. Pouvez-vous déménager à un autre étage ou dans une autre zone du bâtiment pour la durée de l'événement ? Le simple fait de déplacer les bureaux ou de changer de siège pour encourager des conversations et des pratiques de travail différentes peut être extrêmement bénéfique.
Créez l'anticipation
L'organisation d'un hackathon interne peut s'avérer coûteuse. Recherchez donc des entreprises et des investisseurs locaux qui pourraient être intéressés par le parrainage de votre événement. Même les agences gouvernementales et les développeurs de logiciels peuvent être disposés à contribuer. Ceux qui ne font pas de dons monétaires directs à votre Startup peuvent devenir des sponsors en nature, en offrant des choses comme des bénévoles, de la nourriture ou des équipements.
Vous devez également attirer les participants et leur donner envie de participer à votre hackathon. Créez une présence sur le Web pour votre événement et disposez d'un formulaire d'inscription facilement accessible. Assurez-vous que votre site Web explique clairement des choses comme la date et le lieu du hackathon, les personnes invitées et les prix spéciaux que vous pourriez offrir.
Commercialisez activement votre hackathon par le biais des médias sociaux. Ne négligez pas non plus les campus universitaires. Affichez des tracts dans la grande université la plus proche, en particulier autour du bâtiment des sciences informatiques.
Définissez les critères d'évaluation et choisissez vos juges
Vous devez être en mesure de définir clairement ce que vous voulez que votre hackathon accomplisse. Cela vous aidera non seulement à commercialiser votre événement, mais aussi à établir les règles et à définir les critères d'évaluation. Les participants doivent comprendre exactement ce que vous et les juges recherchent pour déterminer le gagnant. Voici quelques critères que vous pourriez envisager :
- L'innovation : La solution est-elle créative ? Représente-t-elle une réflexion originale ?
- La réalisation technique : Quels problèmes technologiques ont dû être surmontés pour créer ce produit ?
- L'application : Quel sera l'impact de la solution ?
Le nombre de juges dépendra de la taille de votre hackathon, mais trois ou cinq sont de bons chiffres pour commencer. Demandez à des personnes extérieures à votre entreprise de faire partie du jury ; elles peuvent venir d'entreprises qui vous sponsorisent ou d'une administration locale. Donnez des instructions claires aux juges et veillez à ce qu'ils arrivent à l'événement au moins une demi-heure avant le début de la session de jury.
Commandez de la nourriture et des boissons
Le hackathon demande beaucoup de matière grise, et vos concurrents vont certainement avoir faim. Commandez plus de nourriture que vous ne pensez en avoir besoin, et ne vous contentez pas d'en-cas légers. Vous ne voulez pas que vos participants se plaignent de votre pingrerie !
Pour le petit-déjeuner, vous pouvez proposer des aliments tels que du fromage frais, des fruits et des yaourts. Ces aliments sont faciles à trouver et rapides à préparer. Pour le déjeuner, vous pouvez proposer des sandwichs, du poulet, une salade, une pizza ou d'autres aliments universellement appréciés. Le dîner peut comporter des aliments similaires à ceux du déjeuner. Lorsque vous créez des formulaires d'inscription pour votre événement, demandez si quelqu'un a des restrictions alimentaires particulières. Si vous disposez d'une petite sélection d'aliments sans gluten et sans produits laitiers, vous vous assurerez que personne n'aura faim.
N'oubliez pas la caféine ! Les hackathons mettent les participants au défi de mettre au point un prototype fonctionnel d'un nouveau produit en un temps extrêmement limité, ce qui signifie qu'ils sont susceptibles d'oublier de dormir pendant l'événement. Veillez à ce que du café frais soit toujours disponible.
Assurez-vous d'avoir le bon équipement
Votre lieu de réunion peut fournir une partie de l'équipement dont vous avez besoin, mais vous devez tout de même être prêt à rassembler le vôtre. Voici une liste de choses que vous pourriez avoir besoin de rassembler :
- Un projecteur : vous pourrez l'utiliser lors du coup d'envoi et des cérémonies de remise des prix.
- Des tables et des chaises : tout le monde a besoin d'un endroit confortable pour s'asseoir !
- Des prises de courant : à chaque table, il doit y avoir au moins autant de prises qu'il y a de chaises. N'oubliez pas que certains participants apporteront plus d'un appareil qu'ils voudront brancher.
- Bande passante supplémentaire : apportez des routeurs supplémentaires pour une connexion solide.
- Câbles et clés USB de rechange : le fait d'avoir des bricoles supplémentaires peut donner à votre hackathon la touche qui incitera les participants à revenir pour votre prochain événement.
- Si votre hackathon doit durer plus de 24 heures, il y a encore plus de choses à prendre en compte. Vous devez disposer d'une pièce sombre et calme où les participants pourront faire une sieste pendant quelques heures. Ils apprécieront probablement aussi un endroit pour se doucher.
Trouver des sponsors et des animateurs de premier plan
Il existe un moyen de définir les objectifs de votre hackathon. Utilisez votre réseau pour trouver des sponsors pertinents, à la pointe du secteur, pour soutenir votre événement. Non seulement les sponsors peuvent vous fournir une aide financière ou pratique pour faciliter votre événement, mais ils peuvent également apporter des idées intéressantes pour le hackathon.
C'est un moyen fantastique de concentrer la créativité de vos équipes. De même, cela signifie que votre projet peut avoir un avenir au-delà du hackathon lui-même !
Diversifiez vos équipes
Les idées du hackathon reposent sur la résolution créative de problèmes. Il n'y a donc pas de meilleur moyen d'encourager ce type de pensée créative que d'apporter de la diversité à vos équipes.
Lorsque vous commencez à planifier la logistique du jour même, demandez-vous si vous disposez d'un mélange de personnes issues de différents milieux, professions et niveaux d'ancienneté. Plus la diversité est grande, plus la variété des idées de vos équipes seront grandes.
La diversification de vos équipes permet également aux participants d'acquérir de nouvelles compétences les uns des autres.
Prévoyez beaucoup de temps d'installation et de préparation
- Assurez-vous que vous aurez accès à votre lieu de réunion la nuit précédant le début du hackathon. Vous devrez peut-être installer des tables et des chaises, mais vous aurez certainement besoin de mettre en place une signalisation. Il doit être facile pour les participants de trouver les différentes zones du lieu, qu'il s'agisse des toilettes, de la salle commune ou des espaces de travail privés.
- Vous pouvez également afficher des panneaux sur lesquels figure le programme de l'événement. Le programme doit indiquer quand les repas sont servis, quand ont lieu le coup d'envoi et les cérémonies de remise des prix, quand commencent les démonstrations des équipes, quand commence le jugement, etc.
- Préparez également des badges nominatifs pour toutes les personnes qui travailleront pendant l'événement. Les participants sauront ainsi plus facilement à qui demander de l'aide. Pour une touche supplémentaire, vous pouvez même commander des T-shirts pour les bénévoles de l'événement.
- Commencez le processus de planification de votre hackathon au moins trois à six semaines à l'avance. Cela vous donnera le temps nécessaire, non seulement pour planifier l'événement, mais aussi pour préparer vos présentations, créer un engouement et surmonter tous les obstacles qui pourraient surgir en cours de route.
Veillez à ce que tout se passe bien
Demandez à des volontaires de se déplacer parmi les équipes et de répondre aux questions qu'elles pourraient se poser. Assurez-vous également de disposer de solutions de secours en cas de problème. Par exemple, si le Wi-Fi tombe en panne, vous pouvez disposer de connexions Ethernet comme solution de secours. Prévoyez une marge de manœuvre dans le programme au cas où les choses prendraient du retard.
Suivi
Ouf ! Vous avez réussi à organiser votre premier hackathon. Mais le ce n'est pas encore terminé. Une fois l'événement terminé, envoyez un courriel à tous ceux qui ont participé. Remerciez-les d'avoir participé et donnez-leur des informations sur les prochains événements que vous organiserez, vous êtes peut-être déjà en train de planifier votre prochain hackathon.
Vous pouvez également leur demander un retour sur leur expérience. Ceux qui ont participé à des hackathons précédents vous donneront un aperçu de ce que vous pourriez améliorer la prochaine fois.
L'organisation d'un hackathon exige une planification méticuleuse, mais l'effort en vaut la peine. En choisissant le bon lieu, en commercialisant l'événement, en vous assurant que vous avez la nourriture et l'équipement nécessaires et en vous donnant beaucoup de temps pour vous préparer, vous vous assurerez que votre événement sera le sujet de conversation de la communauté technologique.
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